A emissão de documentos fiscais é uma das etapas mais críticas dentro da operação de uma transportadora. Afinal, um erro simples pode gerar multas, atrasos e até bloqueio de operação. E com a Sefaz cada vez mais rigorosa, a atenção precisa ser redobrada.
Mas, afinal, quais são os erros mais comuns na hora de emitir documentos como CT-e, MDF-e, CIOT ou preencher o VPO? E, principalmente, como evitar esses problemas antes que eles impactem seu fluxo de caixa?
A seguir, listamos os deslizes mais frequentes, e como seu time pode se proteger desde já.
1. CT-e com dados inconsistentes
Um erro muito comum na emissão do CT-e é o preenchimento incorreto dos campos obrigatórios, como CNPJ, endereço ou dados do tomador. Embora pareça simples, essas falhas geram rejeições imediatas pela Sefaz. Além disso, impactam diretamente a rastreabilidade e o faturamento.
Como evitar?
Primeiramente, mantenha cadastros atualizados e use sistemas com validação automática. Assim, é possível identificar campos obrigatórios antes mesmo de transmitir o documento.
2. MDF-e sem vincular CIOT ou VPO
Atualmente, a Sefaz exige que o MDF-e contenha o número do CIOT e os dados completos do VPO, quando aplicável. Contudo, muitas empresas esquecem de inserir essas informações, o que pode gerar multas automáticas e fiscalização cruzada com a ANTT.
Como evitar?
Logo depois, adote um sistema TMS integrado que já traga esses dados no momento da emissão. Sendo assim, você economiza tempo e evita falhas humanas.
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3. Incompatibilidade entre NF-e e CT-e
Outro problema recorrente ocorre quando há divergência de informações entre a nota fiscal emitida e o CT-e. Entretanto, o valor do frete, peso da carga ou até a quantidade de volumes não batem. Isso acende o alerta da Sefaz, que pode barrar o documento.
Como evitar?
Antes de gerar o CT-e, valide a NF-e no sistema e compare os dados automaticamente. É uma forma de garantir que a operação siga dentro da legalidade.
4. Utilização incorreta do CFOP
Escolher o CFOP errado é mais comum do que parece. Ainda mais em operações interestaduais, de redespacho ou de subcontratação. E, claro, esse é um dos primeiros campos que a Sefaz fiscaliza.
Como evitar?
Treine sua equipe para entender as variações de CFOP e mantenha um painel de consulta rápida. Além disso, valide o preenchimento com o auxílio de um TMS confiável.
5. Falta de informações no VPO
Com as novas regras do VPO, ficou ainda mais fácil errar. Muitas transportadoras não preenchem os campos obrigatórios no DAMDFe, como CNPJ da fornecedora, número do comprovante ou tipo de vale-pedágio. Resultado? Fiscalização automática e risco de penalidade.
Como evitar?
Antes de mais nada, crie um checklist interno de conferência antes de emitir o MDFe. E, preferencialmente, utilize sistemas integrados às empresas homologadas pela ANTT.
6. Dados fiscais preenchidos manualmente
A pressa, muitas vezes, é inimiga da conformidade. Em alguns casos, operadores inserem dados manualmente, correndo o risco de digitar um CNPJ incorreto, por exemplo. E a Sefaz não perdoa inconsistências.
Como evitar?
Automatize sempre que possível. Processos automáticos são mais rápidos, seguros e auditáveis.
7. Falta de atualização com mudanças da legislação
A legislação fiscal e tributária muda o tempo todo. Por isso, não acompanhar essas mudanças coloca sua empresa em risco de multas e bloqueios. Muitas transportadoras só percebem o erro quando já foram autuadas.
Como evitar?
Além disso, acompanhe portarias da Sefaz, participe de treinamentos e conte com um sistema que atualiza automaticamente as exigências fiscais.
Conclusão
Com a Sefaz mais rigorosa, não dá mais para depender apenas de conferência manual ou processos soltos. Por isso, é essencial automatizar, revisar cadastros e manter-se atualizado.
Assim, sua transportadora ganha agilidade, evita prejuízos e mantém a operação rodando com segurança.
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