Escolha de sistema · Diretoria
Uma transportadora média opera com cinco ou seis sistemas ao mesmo tempo: emissor fiscal, TMS, WMS, roteirizador, rastreador de frota e o aplicativo do motorista. Cada um foi comprado num mês diferente, para resolver o incêndio daquele mês. O erro caro quase nunca é escolher o software errado. É comprar o segundo sem saber o que o primeiro já fazia.
Resposta curta. O emissor emite CT-e e MDF-e e para por aí. O TMS governa a operação de transporte inteira, da coleta ao faturamento, e é o único que guarda o histórico do que aconteceu com cada carga. O WMS cuida do armazém, não da viagem. O roteirizador monta a rota. O rastreador diz onde o veículo está, não onde a mercadoria está. O app do motorista é a ponta que alimenta os outros. Na maioria das operações a ordem que funciona é emissor, depois TMS, e o resto conforme a operação pedir.
Por que a transportadora termina com seis sistemas que não se falam
A sequência é sempre parecida. Primeiro veio o emissor, porque sem CT-e não roda. Depois entrou uma planilha de controle de coletas, que virou três planilhas.
Aí um cliente grande exigiu rastreamento e contrataram o rastreador da seguradora. Quando o armazém apertou, veio o WMS. O TMS costuma ser o último a chegar, e chega para arrumar a bagunça que os outros cinco criaram.
O problema não é a quantidade de sistemas. É que cada um deles tem o seu próprio cadastro de cliente, a sua própria numeração e a sua própria noção do que é uma entrega concluída.
O mesmo dado é digitado três vezes, por pessoas diferentes, em telas diferentes. Ninguém percebe a divergência até o cliente ligar perguntando de uma carga que, no sistema, já foi entregue.
Isso tem preço, e ele não aparece em lugar nenhum do balanço. Está diluído em hora de conferente, em nota reemitida, em cobrança que saiu menor que o combinado e em telefone que toca.
O que cada sistema resolve, e o que ele não resolve
Esta é a tabela que resolve a maior parte das confusões de compra. Ela vale para transportadora rodoviária de carga fracionada ou lotação, e também para quem opera aéreo.
| Sistema | O que resolve | O que não resolve |
|---|---|---|
| Emissor de CT-e e MDF-e | Emitir o documento fiscal de transporte e transmitir para a SEFAZ | Não sabe o que aconteceu com a carga depois da emissão |
| TMS | Coleta, expedição, viagem, entrega, ocorrência, comprovação, tabela de frete e faturamento, no mesmo cadastro | Não monta rota otimizada e não controla endereçamento de armazém |
| WMS | Endereçamento, separação e inventário dentro do armazém | Não acompanha a mercadoria depois que ela sai da doca |
| Roteirizador | Ordem das entregas, janela de atendimento e restrição de veículo | Não registra o que aconteceu na entrega nem emite documento |
| Rastreador de frota | Posição do veículo, telemetria e gerenciamento de risco | Diz onde está o caminhão, não onde está a nota do cliente |
| App do motorista | Registro da ocorrência e do comprovante na hora, no lugar | Sozinho não vale nada: depende de para onde manda o dado |
Repare na última coluna. É ela que explica por que operações com seis sistemas continuam sem saber responder “por que essa entrega falhou” em menos de meia hora.
Qual sistema contratar primeiro?
Se a transportadora ainda emite pouco e o controle cabe numa planilha que uma pessoa consegue manter, o emissor resolve. É o piso legal da operação e não tem discussão.
A partir do momento em que existe mais de uma pessoa mexendo no mesmo controle, ou mais de uma filial, o TMS deixa de ser luxo. O corte não é o número de veículos: é o número de mãos na informação.
Transportadora com quatro caminhões e três pessoas lançando dado precisa mais de sistema do que transportadora com quinze caminhões e um dono que faz tudo sozinho.
Roteirizador, WMS e rastreador vêm depois, e só quando a operação der o sinal: rota refeita todo dia no papel, armazém com produto que ninguém acha, seguradora exigindo monitoramento. Antes disso, é software parado gerando mensalidade.
Se você está no começo dessa conta, o corte exato está em sistema para transportadora pequena: quando passa a valer.
Como saber se o problema é o sistema ou o processo
Vale desconfiar da resposta fácil aqui. Nem todo caos operacional é falta de software, e trocar de sistema não conserta processo que nunca existiu. O teste que costuma separar as duas coisas é simples: pegue o último problema grande da operação e tente reconstruir o que aconteceu usando só o que está registrado.
Se a reconstrução depende de perguntar para alguém, o problema é registro. Se todo mundo registrou e ainda assim as informações não batem, o problema é sistema. O caminho completo desse teste está em planilha ou sistema TMS: como saber que a planilha parou de servir.
O que separa um TMS de verdade de um emissor com nome bonito
Boa parte do que é vendido como TMS no Brasil é um emissor com módulos pendurados. A diferença aparece em três lugares, e nenhum deles está na lista de funcionalidades do folder.
Primeiro, no cadastro. Num TMS, cliente, remetente, destinatário, tabela e veículo são a mesma entidade em toda a operação. Num emissor com módulos, cada módulo tem a sua cópia.
Segundo, no registro da causa. Sistema que registra apenas o resultado da entrega (“não entregue”) devolve o mesmo problema no mês seguinte. Resultado, causa e responsável são três campos diferentes, e é isso que faz a diferença entre ter um relatório e ter uma decisão. Está aberto em ocorrência de entrega.
Terceiro, no fechamento. Um TMS fecha o ciclo no dinheiro. Se o valor calculado na cotação e o valor que foi para a fatura podem divergir sem ninguém ver, o sistema parou antes do fim. É o assunto de faturamento de frete.
As perguntas que expõem isso numa demonstração estão listadas em sistema TMS para transportadora: o que é, quando vale a pena e como escolher.
O que muda quando o registro nasce dentro do sistema
A diferença prática entre operar com seis sistemas e operar com um TMS não é ter menos telas. É que o registro passa a nascer no momento em que o fato acontece, e não à noite, quando alguém senta para lançar o dia.
- A coleta vira documento no instante em que é aceita, e não um recado no WhatsApp: ordem de coleta
- O que foi carregado fica registrado por doca e por volume: romaneio de carga
- A divergência de volume aparece na conferência, não na reclamação do cliente: conferência de carga
- A prova de entrega fica anexada à fatura antes de a cobrança sair: comprovante de entrega
Nenhum desses quatro itens é módulo. São registros. Um sistema que não os produz sozinho vai depender de alguém lembrar, e alguém sempre esquece na sexta-feira às 17h40.
Quanto custa, e quando vale trocar o que já existe
Preço de TMS não é publicado por quase ninguém no Brasil, e o número sozinho não diz nada mesmo. O que forma o custo são cinco itens, e existe um sexto que quase ninguém calcula: o custo de continuar com o sistema atual. A conta aberta está em quanto custa um sistema TMS.
Se a transportadora já tem um TMS e a dúvida é trocar, o risco real não é técnico. Migração de dado é problema conhecido e tem receita. O que costuma derrubar a troca é a equipe, e isso se resolve no desenho do projeto, não no contrato. Cada etapa está descrita em trocar de TMS sem parar a operação.
Onde a Brudam entra
A Brudam é uma empresa de tecnologia que nasceu dentro do transporte, há cerca de 22 anos, e hoje atende mais de 600 transportadoras em 23 das 27 unidades da federação. O TMS da Brudam cobre coleta, expedição, emissão fiscal, rastreio, comprovação, tabela de frete e faturamento no mesmo cadastro.
Uma diferença que costuma pesar em quem opera nos dois modais: rodoviário e aéreo ficam na mesma plataforma, sem segundo sistema e sem segundo cadastro. Quem emite AWB e CT-e no mesmo dia sabe o tamanho desse detalhe. Está descrito em TMS para transporte aéreo.
Comece pelos seus números, não pela nossa apresentação. Pegue as últimas quatro semanas e conte quantas emissões foram rejeitadas, quantas entregas voltaram sem motivo registrado e quantas faturas saíram com valor diferente do cotado. Se algum desses três você não conseguir responder olhando um relatório, o problema já está medido.
Perguntas frequentes sobre sistemas para transportadora
Qual a diferença entre TMS e WMS?
O TMS gerencia o transporte: coleta, viagem, entrega, documento fiscal e faturamento do frete. O WMS gerencia o armazém: endereçamento, separação, inventário e expedição interna. Uma transportadora que só movimenta carga em trânsito precisa de TMS. Quem presta armazenagem para o cliente precisa dos dois.
Um emissor de CT-e substitui um TMS?
Não. O emissor cumpre a obrigação fiscal e transmite o documento para a SEFAZ. Ele não guarda o que aconteceu com a carga depois disso: ocorrência, comprovante, divergência de volume e conferência de faturamento ficam de fora. É por isso que operações que crescem em cima só do emissor acabam com o controle real numa planilha paralela.
O TMS faz roteirização?
Não faz o cálculo de rota. O TMS guarda a restrição, recebe a rota pronta e registra a execução; quem monta o arranjo das entregas é um roteirizador, que normalmente se integra ao TMS. A distinção está explicada em roteirização de entregas.
Quantos sistemas uma transportadora precisa ter?
Depende do que ela faz, não do tamanho. Transportadora que só transporta costuma resolver com emissor mais TMS, e integra rastreador quando o cliente ou a seguradora exige. Quem também armazena precisa de WMS. Quem faz entrega urbana com muitas paradas por dia ganha com roteirizador. Acrescentar sistema antes de a operação pedir só multiplica cadastro.
Vale a pena ter tudo no mesmo fornecedor?
Nem sempre, e essa é uma questão em aberto no mercado. Fornecedor único reduz o problema de integração e concentra o risco. Vários fornecedores dão mais liberdade e mais trabalho de manutenção.
O critério prático é onde o dado precisa circular todo dia: o que fica no fluxo diário do transporte vale ter no mesmo sistema, o que é periférico pode ser integrado.
Sistema para transportadora funciona para transporte aéreo?
A maioria não. Boa parte dos TMS brasileiros foi desenhada para o rodoviário e trata o aéreo como exceção, o que obriga o agente de carga a manter um segundo sistema. Vale conferir na demonstração se AWB, HAWB e o rastreio aéreo estão no mesmo cadastro do rodoviário ou em um módulo separado.
