Documentos fiscais no transporte de carga: guia prático com tudo que você precisa saber

Você já deve estar familiarizado com o fato de que a operação de transporte de cargas no Brasil exige uma série de documentos fiscais associados a diferentes órgãos, como a Secretaria da Fazenda e a Agência Nacional de Transportes Terrestres.

É importante ter atenção com essa documentação para garantir a legalidade das cargas e da operação de entrega, evitar multas e manter o bom andamento da gestão de transporte.

Mas, afinal, você sabe quais são todos os documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas? Tem medo de estar deixando de lado alguma coisa importante? 

Não se preocupe. Neste texto, ensinamos você a organizar as principais documentações e fazemos um resumão de tudo que você precisa saber para garantir o bom funcionamento da transportadora. 

Use-o como um guia para manter sua transportadora em dia com diversos órgãos federais!

Olha só tudo que você vai encontrar aqui: 

Aproveite a leitura!

Importância de ter todos os documentos fiscais para transporte de cargas organizados

É indispensável ter em dia e organizada a documentação fiscal necessária para o transporte de cargas, simplesmente porque não há como garantir a legalidade do trabalho que está sendo executado sem ela. 

Pense com a gente: você teve um trabalho imenso para começar o seu negócio, investiu muito, contratou e treinou colaboradores, investiu em marketing digital e levou um tempo para fazer o seu nome e ter autoridade na área.

Em determinado momento, você pode perder sua credibilidade no mercado das transportadoras e responder a uma série de leis e crimes relacionados à irregularidade fiscal. Tudo isso porque a documentação não foi gerenciada e emitida conforme determinam as leis. 

Não vale a pena colocar em risco o seu negócio por descumprir algo que é estabelecido por lei, não é? 

Leia mais: Vender mais frete: 7 dicas práticas para sua transportadora lucrar mais

Além disso, é importante cumprir essas determinações legais relacionadas à documentação fiscal para transporte de cargas, porque faltar com isso coloca sua credibilidade em maus lençóis. 

Mesmo que as burocracias no geral pareçam complexas a princípio, nós achamos um jeito de facilitar para você e separamos tudo que você precisa saber sobre documentação fiscal aqui, neste texto. Veja:

Diferença entre o documento fiscal eletrônico e o documento auxiliar

Você já deve ter percebido que muitos documentos possuem duas versões: eletrônica e impressa. 

A primeira é utilizada em ambiente digital, enquanto a impressa deve acompanhar o motorista durante seu trabalho, para que em caso de fiscalização, o fiscal possa ler o QR code do documento e acessar todas as informações, confirmando a legalidade do transporte. 

É de suma importância que seus colaboradores carreguem sempre a documentação impressa bem organizada durante o transporte. 

Mas, afinal, quais são esses documentos? Confira:

Principais documentos fiscais

Existem muitos documentos fiscais que são importantes no transporte de cargas de um lugar para o outro. Você sabe quais documentos são esses?

Veja: 

Nota Fiscal eletrônica (NFe)

A Nota Fiscal eletrônica é emitida pelo dono da mercadoria (embarcador). Sua função é protocolar a venda de mercadorias, categorizando quem é o comprador e o vendedor do produto em transporte.

Para as transportadoras, a NFe é importante na hora de emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e o Manifesto de Carga eletrônico (MDFe), visto que durante o processo a Nota Fiscal será exigida. Caso contrário, a Secretaria da Fazenda vai rejeitar os documentos.

Para que você possa transportar a mercadoria somente com nota fiscal, você deve ser o emitente ou o destinatário dela.

A NFe é gerada somente digitalmente através da Receita Federal, o que facilita na hora de enviar por meio de e-mails para outros lugares, poupando tempo e agilizando o recebimento das informações.

A Nota Fiscal também possui a versão física. Entenda mais sobre isso: 

Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe)

O DANFe deve estar junto com a carga desde o ponto de partida até o destino final, indispensavelmente.

Também é utilizado no momento de coletar assinatura de quem está recebendo a carga transportada, junto com o registro do horário.

O principal objetivo do DANFe é servir como um comprovante físico da operação comercial, tanto para o vendedor quanto para o comprador. 

No site da Receita Federal, onde você gerou a NFe, também pode gerar o DANFe. Lembrando que esse documento precisa ser impresso antes que o transporte da carga ocorra, já que é ilegal transportar sem a documentação.

Não se esqueça: a falta dessa documentação pode gerar multas e até apreensão da carga.

Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe)

O CTe tem como finalidade comprovar o fornecimento de transporte de cargas. É feito eletronicamente para qualquer tipo de transporte. 

Quem tiver a necessidade de emitir um CTe, primeiro irá precisar da autorização e o cadastro na Secretaria da Fazenda.

Esse documento também é usado na entrega da mercadoria, para que a pessoa que está recebendo assine o documento e conclua a prestação do serviço em questão.

Caso o pedido não esteja com a quantidade correta ou com danos, a carga deve retornar com o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Assim como o NFe possui o documento de auxílio (DANFe), o CTe também possui. Veja mais: 

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe)

Esse documento é a versão impressa do Conhecimento de Transporte eletrônico e, assim como o DANFe, deve, indispensavelmente, acompanhar a mercadoria desde o momento de saída da transportadora.

Caso contrário, sua carga pode ser apreendida ou multada.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

Com a intenção de diminuir a necessidade de carregar inúmeros documentos, foi criado pelo governo o MDFe.

A principal finalidade é ser usado em momentos em que o caminhão está transportando mercadorias variadas, que necessitam de diferentes documentos fiscais e CTes, oferecendo para cada mercadoria uma identificação apropriada.

O grande benefício do MDFe é que reúne todas as informações necessárias em um só lugar, além de ser válido para todo o Brasil e permitir reconhecer os detalhes da carga e do transporte.

O MDFe assim como, os outros documentos fiscais citados acima, possui o seu documento de apoio físico também para fins de fiscalização. Entenda melhor: 

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe)

O DAMDFe é a versão impressa do MDFe. Assim como os demais, esse documento fiscal deve estar junto com a mercadoria em cada etapa do transporte. Ele permite que a verificação de mercadorias seja muito mais ágil. 

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT é uma série numérica, obtida durante o cadastramento da operação de transporte no sistema eletrônico da ANTT.

A finalidade desse documento é regulamentar e fiscalizar o pagamento do valor de fretes. Gerar esse documento é responsabilidade do contratante do serviço de transporte. 

Esse documento é indispensável também porque os dados precisam constar em outros documentos fundamentais, como o DAMDFe.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

Esse termo é o seguro obrigatório que garante indenização ao cliente em caso de danos, acidentes, incêndios e qualquer outra situação imprevista com a carga.

O seguro sempre deve ser contratado quando há cargas terrestres e o termo deve acompanhar a mercadoria. 

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Vale-pedágio obrigatório (VPO)

O Vale-pedágio obrigatório, instituído pela Lei nº 10.209, de 23 de março de 2001. Os embarcadores passaram a ser responsáveis pelo pagamento antecipado do pedágio, assim como o fornecimento do respectivo comprovante ao transportador rodoviário. 

Não antecipar o Vale-pedágio ou não registrar as informações referentes a ele no documento obrigatório de embarque é passível de multa.

Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

O NFS-e tem como função catalogar os serviços oferecidos. O seu propósito é confirmar o recolhimento de impostos sobre qualquer mercadoria (ISSQN ou ISS).

O valor sobre o imposto oscila entre 2% e 5%, de acordo com a lei de cada cidade, portanto, o modelo de declaração também pode mudar conforme a localização.

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é usada para transportes e na área da logística para registro e cobrança dos transportes realizados dentro das cidades.

A principal diferença entre a NFe e a NFSe é que a NFe tem a função de registrar a venda de produtos, enquanto a NFSe registra a prestação de serviços. 

Carta de Correção eletrônica (CC-e)

A Carta de Correção eletrônica, como o próprio nome sugere, tem como propósito corrigir falhas em documentos, como a Nota Fiscal eletrônica e o Conhecimento de Transporte eletrônico, por exemplo.

Os erros que necessitam de correção não devem ter relação com a mudança do destinatário, endereço, a data que foi feita a nota fiscal eletrônica e outras situações.

A CC-E não é obrigatória em todos os estados do país, portanto, é importante que você entre no site da Secretaria da Fazenda e verifique a necessidade do uso da carta de correção.

Vale lembrar que, em alguns lugares, o modo digital do documento não é usado, logo o impresso deve ser sempre utilizado.

Declaração de Transporte de Mercadoria

Essa declaração tem como função apenas acompanhar carga que não se destina a comercialização, com por exemplo mudanças, bagagem não acompanhada, artigos pessoais etc.

Em caso algum deverá ser utilizada para mercadoria que se destina a comercializar, nem mesmo para a sua devolução.

Sua transportadora precisa manter a organização desses documentos fiscais

É uma grande lista, não é mesmo? Mas agora que você tem todas as informações sobre as particularidades de cada documento, é só fazer um checklist e conferir se sua transportadora está seguindo tudo certinho.

Queremos lembrar você da importância de ter toda essa documentação fiscal para transporte de cargas regularizada, porque um pequeno deslize pode comprometer não apenas as finanças com multas, mas também a continuidade da operação.

Dica bônus: centralize os documentos fiscais em um único lugar!

Mesmo com o checklist em mãos, pode ser difícil fazer o gerenciamento de todos esses documentos fiscais obrigatórios para o transporte de cargas. Por isso, nossa dica bônus é: escolha um bom sistema TMS para sua transportadora.

Leia mais: Por que escolher o TMS da Brudam?

Com ele, você vai conseguir emitir e imprimir as principais documentações, tudo para garantir que sua transportadora está trabalhando na legalidade. 

Tudo em um só sistema, sem correr o risco de perder nada ou ter que ficar correndo atrás de documentação no momento de saída da carga, o que atrapalha a produtividade da sua equipe. 

Quer entender melhor o que o sistema TMS pode fazer pela sua transportadora?

Confira: