Imagine a pergunta numa reunião com um embarcador: “vocês trabalham com EDI?”. Dizer “sim” é fácil. O difícil é saber a quê: são cinco arquivos, cada um com seu dono e seu momento.
EDI para transportadora é a troca de arquivos num layout combinado com o embarcador, no lugar de e-mail e digitação. No padrão Proceda são cinco mensagens: NOTFIS, CONEMB, OCOREN, DOCCOB e PREFAT.
O embarcador manda as notas (NOTFIS) e, se quiser, a lista do que liberou para pagar (PREFAT). A transportadora devolve os conhecimentos (CONEMB), o resultado das entregas (OCOREN) e a fatura (DOCCOB).
Quem manda o quê numa entrega
Manda as notas fiscais a transportar
Emite os conhecimentos a partir delas e faz a entrega
Recebe a cópia dos conhecimentos emitidos
Informa os conhecimentos que emitiu
Libera pagamento, decide reentrega, avalia o serviço
Informa como cada entrega terminou
Recebe a fatura do período combinado
Cobra os conhecimentos do período
Lista o que liberou para pagamento
Fatura o que foi liberado
Quer olhar os arquivos de EDI da sua operação com a gente?
Um especialista confere com você o que entra e o que sai hoje, e onde isso ainda passa por digitação.
Fontes: layouts Proceda NOTFIS 3.1, CONEMB 3.1, OCOREN 3.1 e PREFAT 1.2. O DOCCOB segue a documentação do ERP citada no rodapé.
Dois deles pesam menos na negociação. O layout descreve o PREFAT como opcional e o CONEMB como condicional, porque algumas embarcadoras não exigem. O OCOREN é o único que o próprio layout chama de fundamental.
O que cada arquivo carrega
Uma cópia eletrônica das notas fiscais, para a transportadora emitir os conhecimentos de forma automatizada e entregar a mercadoria.
Quem manda é o clienteUma cópia eletrônica dos conhecimentos emitidos. Também serve para uma transportadora avisar a outra num redespacho.
CondicionalO status das entregas: se foi feita, se não foi, se houve devolução. É a mensagem que o layout chama de fundamental.
FundamentalA fatura de cobrança, agrupando os fretes de um período combinado, com a referência dos conhecimentos mas sem o detalhe deles.
CondicionalO PREFAT fecha o ciclo no sentido contrário: o embarcador lista os conhecimentos liberados para pagamento, e a transportadora fatura só o que está na lista.
O que muda para cada lado
- Emite os conhecimentos a partir do arquivo de notas, sem redigitar nota por nota.
- Informa o resultado da entrega num formato só, que o embarcador sabe ler.
- Cobra por período combinado, com a referência dos conhecimentos no DOCCOB.
- Recebe a cópia eletrônica dos conhecimentos emitidos.
- Acompanha como cada entrega terminou e decide reentrega ou devolução.
- Avalia o nível de serviço da transportadora pelas ocorrências e lista no PREFAT o que liberou para pagamento.
O layout do PREFAT resume o ganho dos dois lados: a troca agiliza uma série de procedimentos de cobrança e pagamento dos serviços de transporte, para a transportadora e para o embarcador.
O OCOREN é o arquivo que o embarcador mais espera, e o layout explica por quê.
É por ele que normalmente começam a liberação do pagamento do frete, a instrução de reentrega e a avaliação do nível de serviço. Por isso o layout pede que ele chegue o mais breve possível.
Layout OCOREN 3.1, Proceda, 15/05/2000Por dentro de uma ocorrência
O arquivo é de texto com posição fixa. No OCOREN 3.1, cada linha de ocorrência tem 120 caracteres, e cada campo ocupa posições definidas. Esta é a linha 342, a ocorrência de uma nota fiscal. A tabela abaixo mostra os campos principais.
As 120 posições da linha 342, na proporção. Em laranja, os campos que dizem qual nota, o que houve e quando.
| Campo | Posições | Tamanho | Status | O que vai ali |
|---|---|---|---|---|
| Identificador | 01 a 03 | N 3 | Mandatório | Sempre “342” |
| Número da nota fiscal | 21 a 28 | N 8 | Mandatório | A nota a que a ocorrência se refere |
| Código da ocorrência | 29 a 30 | N 2 | Mandatório | Vem da tabela anexa ao layout |
| Data da ocorrência | 31 a 38 | N 8 | Mandatório | DDMMAAAA |
| Hora | 39 a 42 | N 4 | Condicional | HHMM |
| Código de observação | 43 a 44 | N 2 | Condicional | 01 devolução ou recusa total, 02 parcial, 03 aceite ou entrega por acordo |
| Texto livre | 45 a 114 | A 70 | Condicional | Texto explicativo complementar |
O que decide a leitura do embarcador é o código de duas posições. A tabela anexa do layout 3.1 vai do 01 ao 99, com lacunas, e o 99 é “outros tipos de ocorrências”. Alguns exemplos:
- 01Entrega realizada normalmente
- 02Entrega fora da data programada
- 06Endereço do cliente destino não localizado
- 14Mercadoria sinistrada
- 21Estabelecimento fechado
- 27Roubo de carga
- 31Entrega com indenização efetuada
- 78Avaria total
Um código diz o que houve, não por quê nem de quem é a reentrega. Para essa parte, o texto ocorrência de entrega: como registrar a causa mostra o que vale registrar junto, e o comprovante de entrega do CT-e trata da prova de que a carga chegou.
Cinco perguntas antes de dizer “sim” ao embarcador
- Qual versão do layout?Os documentos de referência que li são da versão 3.1. Sistemas de gestão também importam as versões 3.0, 3.0A e 5.0. Confirme a do embarcador antes de prometer.
- Quais mensagens ele exige?OCOREN o layout trata como fundamental. CONEMB e DOCCOB são condicionais, e o PREFAT é opcional. Ele pode exigir só uma parte.
- Por onde o arquivo viaja?O cabeçalho do arquivo traz o nome da caixa postal do remetente e do destinatário. O layout não trata do canal. FTP ou e-mail, por exemplo, é combinado entre as partes.
- Em quanto tempo a ocorrência precisa chegar?O layout fala em enviar “o mais breve possível” e não fixa prazo. O número que vale é o do contrato.
- Quais códigos de ocorrência ele usa, e qual o período do DOCCOB?A tabela anexa do layout tem os códigos padrão. O período de cobrança, semanal ou quinzenal, por exemplo, é acertado entre embarcador e transportadora.
No sistema
NOTFIS e OCOREN já têm tela própria no Brudam TMS
O que a base de ajuda do Brudam TMS confirma hoje:
Conhecer o sistema- Importação de NOTFIS, com log que mostra o que entrou e o que deu erro (atalho 335)
- O que chega por NOTFIS cai na lista de pré-emissões, para conferir antes de emitir (atalho 223)
- Exportação de NOTFIS por FTP, e-mail ou arquivo (atalho 100)
- Importação de OCOREN nos modelos Proceda 3.0, 3.0A, 3.1, 5 e customizado (atalho 242)
- Geração de OCOREN no acesso do cliente, no menu Relatórios
Antes da próxima reunião
O que levar para a conversa
- A versão do layout que o embarcador usa.
- A lista de mensagens que ele exige e as que são opcionais.
- O canal de envio e o prazo de cada uma.
- A tabela de códigos de ocorrência e o período do DOCCOB.
Quem chega com essas quatro respostas deixa de responder “sim, temos EDI” e passa a dizer exatamente o que vai mandar, quando e em qual formato.
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Testar grátisPerguntas frequentes
O que é EDI no transporte de cargas?
É a troca eletrônica de dados entre sistemas, em um layout combinado. No transporte, o embarcador e a transportadora trocam arquivos de notas fiscais, conhecimentos, ocorrências de entrega e cobrança, em vez de digitar ou mandar planilha.
Quais são os arquivos do padrão Proceda?
NOTFIS (notas fiscais), CONEMB (conhecimentos embarcados), OCOREN (ocorrências na entrega), DOCCOB (documento de cobrança) e PREFAT (pré-fatura de serviços de transporte). Os layouts do projeto EDI Transporte são da Proceda Tecnologia e Informática S/A.
Qual a diferença entre NOTFIS e CONEMB?
O NOTFIS vai do embarcador para a transportadora e traz as notas fiscais a transportar. O CONEMB faz o caminho oposto: a transportadora informa ao embarcador os conhecimentos que emitiu com base nessas notas.
Para que serve o OCOREN?
Para a transportadora informar ao embarcador como cada entrega terminou: realizada, não realizada, devolvida. O layout 3.1 diz que normalmente é a partir dele que o embarcador libera o pagamento do frete, dá instruções de reentrega e avalia o serviço.
O CONEMB é obrigatório?
O layout 3.1 descreve o envio como condicional, porque algumas embarcadoras não exigem. Quem define é o contrato com o embarcador. Num redespacho, o envio entre as duas transportadoras também é acertado entre elas.
Quais os benefícios do EDI para transportadora e embarcador?
Pelos próprios layouts, a transportadora emite os conhecimentos a partir do arquivo de notas e informa as entregas num formato só. O embarcador recebe a cópia dos conhecimentos, acompanha como cada entrega terminou e decide reentrega, pagamento e avaliação do serviço. O layout do PREFAT diz que a troca agiliza procedimentos de cobrança e pagamento para os dois lados.
O que é o DOCCOB?
É a mensagem com que a transportadora envia as faturas de cobrança, agrupando os fretes de um período combinado. Traz a referência dos conhecimentos cobrados, sem os detalhes deles. O envio é condicional.
Existe mais de uma versão do layout?
Existe. Os layouts Proceda de referência são da versão 3.1, de 2000 a 2003, e sistemas de gestão de frete também implementam a versão 5.0, como os boletins técnicos da TOTVS de 2014. O Brudam TMS importa OCOREN nos modelos 3.0, 3.0A, 3.1 e 5, segundo a base de ajuda.
O padrão Proceda é exigido por lei?
Os layouts são documentos de uma empresa, a Proceda Tecnologia e Informática S/A, e não uma norma legal. Na prática, quem exige o EDI é o embarcador, no contrato com a transportadora.
Como é o arquivo por dentro?
Texto de posição fixa, em linhas chamadas de registros. Nos layouts de referência, os registros do NOTFIS têm 240 posições, os do CONEMB 680, os do OCOREN 120 e os do PREFAT 200. Faltar um registro mandatório caracteriza erro de formatação do arquivo.
Fontes conferidas em 6 de outubro de 2026: layouts do projeto EDI Transporte da Proceda Tecnologia e Informática S/A: NOTFIS 3.1, CONEMB 3.1, OCOREN 3.1 e PREFAT 1.2, publicados na documentação da Senior; DOCCOB pela documentação do Senior GKO; versão 5.0 pelos boletins técnicos da TOTVS.
Conteúdo informativo. O layout, a versão, as mensagens exigidas e os prazos de envio dependem do contrato com cada embarcador e do sistema de cada parte. Antes de agir sobre um caso concreto, confirme a documentação do layout com o embarcador. Não substitui o layout oficial nem orientação de profissional habilitado.
