Medir resultados, focando no que realmente importa. Essa é a frase que resume tudo o que veremos nesse post.
Parece simples demais para ser verdade, mas muitos gestores não utilizam esse indicador e acabam perdendo tempo e dinheiro.
Analisar como o KPI está sendo aplicado na operação logística da sua empresa é traçar estratégias mais assertivas, fator importante para se destacar neste mercado tão competitivo.
No post de hoje, preparamos #7 KPI indispensáveis para sua operação logística!
Boa leitura 🙂
Mas o que é KPI?
KPI é uma ferramenta que possibilita monitorar resultados dos diferentes estágios da cadeia logística. Sua tradução é: Indicadores Chaves de Performance (Key Performance Indicator), tal como o próprio nome já sugere.
Se me permite a comparação, KPI pode ser visto como um canivete suíço, ferramenta com diversas funcionalidades para diferentes fins.
Traduzindo, um gestor que utiliza KPI na sua empresa, tem uma ferramenta com diferentes possibilidades, que permitem conduzir de forma clara e objetiva para resultados positivos. Sabendo exatamente qual “lâmina” é a ideal – chave – para atingir o objetivo.
Ainda confuso?!
Vamos a um exemplo prático.
Um novo planejamento de rotas foi posto em prática, mas não se sabe ao certo quais resultados essa ideia ofereceu. Se ela realmente foi eficaz ou se os veículos estão desperdiçando mais tempo parado no trânsito, que o trajeto anterior.
Com o KPI é possível analisar de forma geral o impacto dessa nova funcionalidade, medindo resultados, identificando problemas e projetando metas eficazes, criando planejamento estratégico. Algo fundamental num mercado tão competitivo.
Vale ressaltar, que cada empresa possui metas específicas, de acordo com a área de atuação no mercado, portanto para algumas o que é mais importante é otimizar o tempo na operação, enquanto para outras é reduzir o custo ou melhorar a qualidade.
#KPI1: Frete
Transportar mercadorias demanda custos, se uma empresa calcula de forma errada poderá ter mais prejuízos que lucros. Uma solução para minimizar os erros é ter um software inteligente, TMS (Software de Gestão de Transporte e Logística).
O uso deste software de gestão aumenta a qualidade e a produtividade, devido a capacidade do monitoramento completo da operação. Permitindo fazer cotações dinâmicas de frete com cálculos automáticos e em tempo real, informando a melhor transportadora e o seu custo.
#KPI2: Emissão do CT-e
Aqui também é válido, obter um software de gestão que faça as emissões de CT-e (Conhecimento de Transporte).
O preenchimento correto desse documento fiscal é vital para evitar transtornos, tais como retenção do veículo e da carga, além de multas e outras penalidades.O KPI desta operação, como por exemplo, permite medir o número de falhas e o total gasto com multas.
KPI3: OTIF
Essa sigla significa On Time & In Full, um indicador do desempenho logístico que monitora a performance e a qualidade da entrega, respectivamente.
Ou seja, On Time avalia se o produto e/ou serviço, estão na data e horário pré estipulado com o cliente. Enquanto In Full trata da satisfação do cliente com o produto adquirido, se ele está dentro das especificações acordadas tais como: qualidade, quantidade, dimensões, se está dentro do prazo, se foi entregue no local solicitado, se possui erros…
Para mensurar OTIF basta utilizar a seguinte fórmula: OTIF = Número de entregas ÷ Total de entregas x 100
#KPI4: Entrega
Neste indicador são analisadas as entregas: efetuadas dentro do prazo, as atrasadas e as entregas com não conformidade.
São três estágios para um mesmo fim, mas que impactam de forma diferente o cliente.
Dessa forma, podemos analisar o KPI das entregas feita dentro do prazo. Possui forte impacto em relação a satisfação do cliente com a compra realizada. Aqui também é possível calcular outro indicador o On-Time Delivery (OTD).
Este avalia o apenas percentual de pedidos entregues, ignorando a qualidade da entrega (In Full). Aqui é analisado, principalmente, o tempo de separação e expedição do pedido até o envio pela transportadora.
O ideal é medir os resultados diariamente e manter os índices superiores a 90%.
A fórmula para calcular o On-Time Delivery é:
OTD= Total de Entregas no Prazo ÷ Total de entregas x 100
As entregas atrasadas, também estão diretamente ligada a satisfação do cliente. Medir o percentual de entregas que foram efetuadas fora do prazo combinado permite identificar onde está a falha. Se é algum problema com a gestão do transporte, planejamento inadequado das rotas, insuficiência de veículos para atender a demanda e/ou a ineficiência dos terceiros, por exemplo.
E por fim, as entregas com não conformidade. Nela estão os objetos avariados, os recusados pelos clientes ou entregues no lugar errado. Essas situações geram uma duplicidade na operação, uma vez que novo produto – novo frete – deverá ser enviado para corrigir a situação inicial.
O KPI ajuda identificar a origem do problema, mostrando através de números – resultados – quais problemas são mais recorrentes, facilitando a tomada de decisão, evitando assim, a recorrência do transtorno.
KPI5: Tempo
Aqui tempo é dinheiro! Nesse KPI avaliaremos o tempo gasto em algumas operações e o que fazer para agilizar e manter o ciclo logístico funcionando.
KPI de carga e descarga, avalie o tempo que está sendo dedicado para essa função e o que pode ser feito para aumentar a eficiência do serviço, isso impactará o KPI de liberação dos veículos, em que poderá ser identificado a capacitação dos operadores ou até mesmo processos que não são tão eficientes, mas que sua empresa adota e corrobora no atraso da liberação dos veículos para realização das entregas.
Pontualidade, outro indicador importante que visa a satisfação dos clientes. Meça a pontualidade das entregas mensalmente, desde o momento que a entrega é efetuada para o cliente a chegada do veículo no estabelecimento de origem.
KPI6: Avaliações negativas
As reclamações dos clientes em muitos casos podem ser positivas para empresa, pois ajudam identificar erros na operação. Afinal, o cliente é termômetro que medirá a qualidade do seu serviço.
Os motivos que costumam liderar a lista de reclamação das transportadoras são o atraso nas entregas, extravios e avarias na mercadoria e desvios de conduta do motorista.
Considere a opinião do cliente, mas pondere se essa é a questão principal, a raiz do problema, pois muitas vezes os motivos apresentados podem estar ligados a problemas na gestão que acabam impactando nas entregas.
Fique atento, avalie toda operação e busque soluções aumentando a qualidade no atendimento da sua transportadora.
KPI7: Pós-venda
Como vimos no #KPI6 Avaliações Negativas, nem sempre uma crítica é algo ruim. Execute uma pesquisa de satisfação com seu cliente, o pós-venda é uma potente ferramenta para identificar possíveis problemas numa perspectiva ainda não diferente.
Aplicar essa pesquisa, com perguntas chaves, como por exemplo, a qualidade do atendimento, integridade da mercadoria, se foi entregue dentro do prazo, ajudam a construir um perfil de mercado.
É possível fazer a pesquisa de forma online, sem grande investimentos. Os dados coletados, devem ser analisados pelos gestores e convertidos em novas estratégias.
Volto a referência ao canivete suíço, ferramenta única (KPI) com diferentes funcionalidades (lâminas) que servem como chave para abrir novas estratégias para melhorar a performance do seu negócio.
Execute o KPI certo com a sua empresa e colha bons resultados.
Obrigado por chegar até aqui, comente conosco se sua empresa adota algum dos #7KPI’s na operação logística da sua empresa 🙂
Nos vemos em breve!
